ビジネスの場で納期に間に合わないことがあり、「もう少し時間が必要です」と伝える必要が生じた際、どのように表現すればよいか迷うことも多いでしょう。
この記事では、以下のポイントを詳しく解説します。
- 「もう少し時間が必要です」と伝えるための適切な表現法
- 相手に不快感を与えずにリクエストを伝えるための異なる言い回し
- 依頼を効果的にするためのテクニック
これらのポイントを把握すれば、納期の延長をスムーズにお願いすることができるようになります。
「もう少し時間をください」と言う時、どう伝えるのがマナー？
注意が必要な伝え方の具体例
「もう少し時間をください」というフレーズは、言い方によっては失礼にあたる場合があります。
特に、以下のような状況では相手に悪い印象を与えがちです。
・締め切り直前になっての依頼
・背景や理由が不明瞭なままの要求
・謝罪の言葉を省略する
礼儀正しい代替表現
このフレーズをより礼儀正しくアレンジすることで、相手に良い印象を与えることが可能です。次のような表現が適切です。
「期限についてご相談させていただけますか？」
「期限延長をお願いできればと思いますが、いかがでしょうか？」
「もう少し時間をいただけますと助かります」
要望を伝える際のポイント
「もう少し時間が必要」と伝える際、以下のポイントに留意しましょう。
早めに伝えること
余裕を持って早期に伝えることで、相手も対応の準備ができ、協力しやすくなります。
理由を明確にする
どうして追加の時間が必要なのかを具体的に説明し、相手の理解を助けます。
お詫びを忘れずに
遅延を申し訳なく思っていることを示すために、謝罪の言葉を加えましょう。
新たな期限を提案する
可能な限り、どれくらいの延長が必要か、具体的な新しい期日を提示して相手の不安を解消します。
ビジネスメールでの期限延長依頼の適切な文例紹介
以下は、メールで期限を延長するための依頼を丁寧に表現した例文を紹介します。
例文1（完結型メール）
この文例では、依頼の全体が「謝罪の表明」、「具体的な理由の説明」、「新しい期日の提案」の三部分で構成されており、一つのメールで完結しています。
件名：〇〇案件について（期限延長をお願いします）
〇〇様
いつもご支援いただき、誠にありがとうございます。
現在進行中の〇〇案件に関して、予期せぬ〇〇の問題が発生し、初めにお約束した納期を守ることが難しくなりました。
大変申し訳ございませんが、納期を〇月〇日に延長していただけないでしょうか。
この度のご迷惑をお詫びするとともに、ご理解とご協力を心よりお願い申し上げます。
例文2（遅延通知の初回連絡）
遅延が見込まれる場合、最初に状況を伝え、詳細は後に改めて連絡する文例です。特に重要な案件では、後で直接電話で話すことも考えましょう。対応は状況に応じて判断してください。
件名：〇〇案件の納期調整に関するご相談
〇〇様
いつも格別のご配慮を賜り、誠にありがとうございます。
〇〇案件を進行中において、想定外の事態が発生し、予定していた納期を守ることが困難な状況に陥っています。
この問題について、詳細は後ほど改めてご報告させていただく予定ですが、先に状況をお伝えし、納期の再調整についてご相談させていただければと存じます。
ご迷惑をおかけすることとなり、深くお詫び申し上げます。
まとめ
この記事では、「もう少し時間をください」というリクエストをビジネスメールでどのように表現するか、そしてそのための例文を紹介しました。
丁寧な言葉遣いと正しいマナーを用いることで、相手を不快にさせずに納期の延長を依頼できます。
この情報が、皆さんのビジネスメール作成の助けになることを期待しています。
