ビジネスメールで「2回に分けて送ります」と伝える機会、意外とありますよね。
添付ファイルの容量や、資料の分量など、やむを得ず情報を分割して送信する場面は少なくありません。
しかし、その伝え方ひとつで、相手に不安を与えたり、場合によっては失礼と受け取られることもあるのです。
この記事では、「2回に分けて送ります」という表現の意味から、適切な敬語への言い換え、状況別の例文、さらに相手への配慮を示す一言まで、実践的に解説します。
たった一文で信頼感が変わるメールマナー、ぜひ身につけてください。
ビジネスメールで「2回に分けて送ります」はどういう意味？
この章では、「2回に分けて送ります」という表現が、ビジネスシーンでどのような意図を持つのかを解説します。
単なる言葉の意味だけでなく、実際に使うべき場面や、どのように受け取られるかについても詳しく見ていきましょう。
「分けて送る」はどんな時に使うのか？
ビジネスメールで「分けて送る」と言う場合、多くは一度にまとめて送ることが難しいケースを指します。
例えば、添付ファイルの容量が大きすぎる、内容が多くて確認がしづらい、段階的に情報を提供したいなどが挙げられます。
こうした状況で「分けて送る」という表現を使うことで、相手に混乱を与えずに、送信の意図を明確に伝えることができます。
| 使用シーン | 理由 |
|---|---|
| 添付ファイルの容量が大きい | 一度に送信できないため |
| 段階的に情報を提供 | 時期に応じた情報整理のため |
| 複数の担当者が関わる | 各担当ごとに整理して送るため |
「2回」と限定する意味はあるのか？
「複数回に分けて送る」と表現することも可能ですが、あえて「2回」と明記することで相手に安心感を与えることができます。
理由は単純で、「回数」が明示されると、相手が受け取る情報量やタイミングを予測しやすくなるからです。
「あと何回送られてくるのか分からない」といった不安を防ぐためにも、「2回」と断言するのは良い配慮と言えるでしょう。
「2回に分けて送ります」の敬語表現はこれが正解
この章では、「2回に分けて送ります」という表現を、ビジネスメールで使う際にふさわしい敬語表現の例を紹介します。
丁寧で分かりやすい表現を選ぶことで、相手に与える印象も大きく変わります。
基本の敬語パターン3選
「2回に分けて送ります」は、少しカジュアルな印象もあるため、以下のような丁寧な表現に置き換えると良いでしょう。
| 敬語表現 | 使用例 |
|---|---|
| 2回に分けてお送りいたします | 「資料が重いため、2回に分けてお送りいたします。」 |
| 順を追ってお届けいたします | 「複数ファイルにつき、順を追ってお届けいたします。」 |
| 分割して送信させていただきます | 「誠に恐れ入りますが、分割して送信させていただきます。」 |
どの表現も、相手への配慮や丁寧さが感じられる言い回しになっています。
失礼にならない文末表現のコツ
メールの印象を左右するのが文末表現です。
特に、2回に分けて送ることが相手に負担を与える可能性があるため、一言お詫びや感謝を添えることが重要です。
- 「お手数をおかけいたしますが、何卒よろしくお願い申し上げます。」
- 「恐れ入りますが、引き続きご確認のほどお願い申し上げます。」
- 「分割送信となり恐縮ですが、ご理解賜りますようお願い申し上げます。」
「分けて送る」こと自体はマナー違反ではありませんが、それをどう伝えるかが信頼感を左右するのです。
実際に使える「2回に分けて送ります」メール例文集
ここでは、実際のビジネスシーンでそのまま使える「2回に分けて送ります」の例文を紹介します。
送る内容や相手によって表現を使い分けることで、より丁寧で分かりやすいコミュニケーションが実現できます。
資料送付のケース
資料が多い、または添付容量の関係で一括送信が難しい場合の例です。
件名：〇〇資料のご送付について（第1回）
本文：
いつもお世話になっております。
〇〇株式会社の△△でございます。
表題の件につきまして、資料を2回に分けてお送りいたします。
本メールには第1回分を添付しております。
第2回分は、〇月〇日までに別メールにてお届けいたします。
お手数をおかけいたしますが、ご確認のほどよろしくお願い申し上げます。
商品や物品送付のケース
セット商品などを物理的に分けて発送する場合の表現例です。
件名：商品発送のご案内（分割配送）
本文：
お世話になっております。
ご注文いただきました商品につきまして、準備の都合上、2回に分けて発送させていただきます。
本日、1回目の商品を出荷いたしました。2回目は〇月〇日の発送を予定しております。
ご不便をおかけいたしますが、何卒ご理解賜りますようお願い申し上げます。
社内共有時のケース
社内向けでも、丁寧な文面を保つことで誤解を防げます。
件名：〇〇プロジェクト資料送付（第1回）
本文：
各位
お疲れ様です。
プロジェクト資料について、ファイル容量の関係で2回に分けて送信いたします。
本メールに第1部を添付しております。
続いて第2部を別メールにて送信いたしますので、併せてご確認ください。
| ケース | 表現のポイント |
|---|---|
| 対外メール（取引先） | 敬語を強調し、配慮表現を必ず添える |
| 社内メール | 簡潔ながらも理由と構成を明示 |
相手に安心してもらうための一言とは？
「2回に分けて送ります」と伝えるだけでは、相手が不安や疑問を持つことがあります。
この章では、そうした不安を防ぐために添えるべき「一言の工夫」を紹介します。
不安を与えない事前連絡のポイント
分割送信する場合は、必ず事前に理由と予定を明記しましょう。
突然の送信だと、「届いていないのでは？」と相手を混乱させてしまうことがあります。
- 「資料の容量の都合上、2回に分けて送付いたします。」
- 「順を追ってお届けいたしますので、続報もご確認ください。」
- 「第2回の送信は、〇月〇日を予定しております。」
理由・順序・スケジュールの3点セットで、相手の不安を未然に防ぎましょう。
メールの追送時に入れるべき配慮文
2通目の送信時にも、ちょっとした配慮があると印象が良くなります。
以下のような表現が効果的です。
- 「先ほどの続きとなります。大変お待たせいたしました。」
- 「本メールにて、残りの資料を送付いたします。」
- 「度重なるご連絡、恐れ入ります。」
こうした一文があるだけで、受け手の印象は大きく変わります。
単なる事務的なやりとりではなく、心のこもった丁寧な対応として伝わるのです。
まとめ：丁寧に分割送信を伝えれば信頼感もアップ
最後に、「2回に分けて送ります」という表現をビジネスメールで使う際に大切なポイントを整理しましょう。
この言葉は、単に物理的な分割送信を示すだけでなく、相手への配慮や誠意を表現する機会でもあります。
| ポイント | 理由・意図 |
|---|---|
| 回数と予定日を明記 | 相手の混乱や不安を防ぐため |
| 理由を簡潔に伝える | 送信側の都合を丁寧に説明するため |
| メール文末での配慮 | 印象を良くし、信頼感を高める |
また、「2回に分けて送る」という状況は、こちら側に何らかの制約がある証拠でもあります。
そうした状況でも丁寧な言葉選びと、事前・事後の案内を徹底することで、相手に安心感を与えることができます。
丁寧な説明と気配りは、相手との関係性を深めるきっかけにもなります。
ビジネスメールは、単なる情報の伝達手段ではなく、信頼と印象を築くコミュニケーションツールです。
ちょっとした表現にこだわることで、相手に与える印象は確実に変わります。
「2回に分けて送ります」を使う時は、敬語と配慮を忘れずに。
